Pripreme za Osnivačku skupštinu udruge- koraci prema uspješnom osnivanju udruge

Pripreme za Osnivačku skupštinu udruge obuhvaćaju definiranje temeljnih elemenata udruge 

Kako biste se pripremili za ovu važnu fazu, važno je razmisliti o nekoliko koraka koje trebate slijediti:

Izrada statuta-Pripreme za Osnivačku skupštinu udruge

Osnivači trebaju zajedno izraditi prijedlog/nacrt Statuta udruge. Statut je pravni dokument koji definira svrhu, ciljeve, članstvo, strukturu i način upravljanja udruge. Na osnivačkoj skupštini će se odlučiti hoće li se prijedlog Statuta usvojiti.

Definirajte osnovne podatke- Pripreme za Osnivačku skupštinu udruge

Utvrdite osnovne informacije o udruzi. To su naziv udruge, sjedište, teritorij djelovanja, izgled pečata i znaka udruge, te osobe ovlaštene za zastupanje i likvidatora.

Osigurajte suglasnost- Pripreme za Osnivačku skupštinu

 Ako među osnivačima ima maloljetnih osoba starijih od 14 godina ili punoljetnih osoba lišenih poslovne sposobnosti u dijelu sklapanja pravnih poslova, trebate dobiti njihovu suglasnost. Suglasnost se traži od zakonskog zastupnika ili skrbnika prije održavanja osnivačke skupštine.

Definirajte članstvo

Utvrdite uvjete i načine učlanjivanja i prestanka članstva, prava, obveze. Stegovnu odgovornost članova te način vođenja popisa članova.

Ustanovite način upravljanja

Dogovorite način upravljanja udrugom. To uključuje utvrđivanje tijela udruge, sastav tih tijela, način sazivanja sjednica. Postupak izbora predstavnika u tijela udruge i njihova opoziva, ovlasti tijela, način odlučivanja u tijelima te trajanje mandata.

S pripremljenim dokumentima i jasno definiranim osnovnim informacijama, osnivačka skupština može uspješno osnovati udrugu. Nemojte zaboraviti da je transparentnost i suradnja ključna kako bi svi osnivači bili uključeni u proces.

Skupština udruge

Skupština je najviše tijelo udruge koje upravlja radom i poslovanjem udruge. Statutom udruge se mogu utvrditi i upravna (izvršna), nadzorna te druga tijela udruge.

Skupštinu čine svi članovi udruge ili njihovi predstavnici.

Može se odrediti da samo pojedine kategorije članstva čine Skupštinu udruge, tj. da imaju pravo odlučivanja na Skupštini. Ali to isključivo ako su Statutom određene kategorije članstva (npr. redovni članovi, počasni članovi, pridruženi članovi)

Kad je prijedlog Statuta usuglašen saziva se Osnivačka skupština. Prije koje valja utvrditi: dnevni red, i odrediti zapisničara.

Na osnivačkoj Skupštini, na kojoj mora biti nazočno najmanje 3 osnivača, potrebno je:

 

1. Odrediti osobe koje će voditi Osnivačku sjednicu i zapisničara.
2. Utvrditi vrijeme početka održavanja sjednice skupštine.
3. Utvrditi nazočne osnivače udruge.
4. Donijeti odluku o osnivanju udruge (nakon predstavljanja svrhe osnivanja i rasprave).
5. Donijeti odluku o usvajanju statuta udruge (nakon predstavljanja prijedloga statuta i rasprave).
6. Ako su statutom predviđena tijela upravljanja tada se obavlja izbor predstavnika u tijela upravljanja udrugom (nakon provedenog kandidacijskog postupka).
7. Imenovanje (ili izbor) osobe/a ovlaštene/ih za zastupanje.
8. Imenovanje (ili izbor) likvidatora (ako je statutom predviđeno da ga bira skupština).
9. Donošenje odluke o pokretanju postupka za upis u Registar udruga (Matični registar).
10. Utvrditi vrijeme završetka sjednice skupštine.
11. Ovjeriti vlastoručnim potpisom osobe ovlaštene za zastupanje udruge, statut i zapisnik o radu osnivačke skupštine.

U trenutku osnivanja udruge (Osnivačka skupština) najmanje jedan osnivač mora biti punoljetna i poslovno sposobna osoba. Toj osobi nije oduzeta poslovna sposobnost u dijelu sklapanja pravnih poslova.

Osoba ovlaštena za zastupanje udruge može biti samo punoljetna, poslovno sposobna osoba ako joj poslovna sposobnost nije oduzeta u dijelu sklapanja pravnih poslova.

Nakon osnivačke skupštine udruge, osnivači udruge samostalno odlučuju o tome hoće li pokrenuti postupak stjecanja svojstva pravne osobe upisom u Registar udruga. Ili će djelovati kao udruga koja nema svojstvo pravne osobe (neformalno).

Sjedište se udruge može prijaviti na svakoj prikladnoj adresi na kojoj će Registar udruga i treće osobe moći komunicirati s udrugom (to može biti adresa prebivališta nekog od članova ili osnivača).

Udruga mora imati skupštinu i najmanje jednu fizičku osobu ovlaštenu za zastupanje udruge, iako ih može imati i više.

Statutom se može utvrditi drukčiji naziv skupštine kao najvišeg tijela udruge, a udruga je samostalna u određivanju naziva tijela osobe ovlaštene za zastupanje (primjerice, predsjednik, direktor, voditelj, koordinator…).

 

Druga tijela udruge

Osim skupštine, statutom udruge se mogu (ali i ne moraju) utvrditi i druga tijela udruge.

Radi se o upravnim (izvršnim), nadzornim i drugim tijelima udruge (primjerice, upravni odbor, izvršni odbor ili izvršni tim, predsjedništvo, koordinacija, nadzorni odbor, tajnik, koordinator projekata/programa i slično).

Djelovanje udruge temelji se na načelu demokratskog ustroja, što znači da udrugom upravljaju članovi. Na način da unutarnji ustroj udruge mora biti zasnovan na načelima demokratskog zastupanja i demokratskog načina očitovanja volje članova .Tijela upravljanja udrugom, ako ih udruga namjerava imati moraju biti dobro promišljena i razrađena statutom.

To se posebno odnosi na način kandidiranja, izbora i opoziva članova udruge u ta tijela, prava, obveze i odgovornosti tijela i njihov međusobni odnos. Izbjegavajući pritom situacije u kojima jedna osoba obnaša funkcije i ima prava, obveze i odgovornosti zbog kojih može doći do sukoba nadležnosti ili uloga u organizaciji odnosno u sukob interesa.

Tijela udruge

Ta bi tijela trebala biti odraz stvarnih potreba organizacije za učinkovitim, transparentnim i odgovornim djelovanjem posebno vodeći računa o dobrom upravljanju udrugom.

• Odgovoriti na preostala pitanja propisana Zakonom o udrugama: način osiguranja javnosti djelovanja udruge, udruživanje u saveze i ustrojstvene oblike udruge (po izboru), imovina, način stjecanja i raspolaganja imovinom. Postupak s imovinom u slučaju prestanka udruge, način rješavanja sporova, način rješavanja sukoba interesa unutar udruge (definirati što se u udruzi smatra sukobom interesa), te druga pitanja od značaja za djelovanje udruge.
• Dobaviti preslike osobnih iskaznica ili putovnica osnivača, likvidatora i osoba ovlaštenih za zastupanje.
• Utvrditi i dogovoriti vrijeme i mjesto održavanja sjednice osnivačke skupštine.

Statut udruge (priprema za pisanje Statuta)

Statut je temeljni pravni akt koji je definiran Zakonom o udrugama a označava zbirku pravila i propisa o uređenju udruge i uvijek mora biti usklađen sa Zakonom o udrugama.

Predstavlja temeljni opći akt udruge koji je javno dostupan u Registru udruga, a donosi ga Skupština udruge.  Svi ostali opći akti ( razni Pravilnici, Kodeksi…) i odluke koje udruga donosi moraju biti u skladu sa Statutom udruge.

Statut udruge se sastoji od obveznih i neobveznih elemenata.

Statut mora sadržavati sljedeće obvezne odredbe o:

nazivu i sjedištu, zastupanju, područjima djelovanja sukladno ciljevima, ciljevima, djelatnostima kojima se ostvaruju ciljevi, gospodarskim djelatnostima sukladno zakonu, ako ih obavlja. 

Načinu osiguranja javnosti djelovanja udruge, uvjetima i načinu učlanjivanja i prestanku članstva, pravima, obvezama i odgovornosti te stegovnoj odgovornosti članova i načinu vođenja popisa članova.

Tijelima udruge, njihovu sastavu i načinu sazivanja sjednica, izboru, opozivu, ovlastima, načinu odlučivanja i trajanju mandata te načinu sazivanja skupštine u slučaju isteka mandata.

Izboru i opozivu likvidatora udruge, prestanku postojanja udruge, imovini, načinu stjecanja i raspolaganja imovinom, postupku s imovinom u slučaju prestanka udruge, načinu rješavanja sporova i sukoba interesa unutar udruge.

Neobvezne odredbe statuta

Statut može sadržavati i neobvezne odredbe o: teritorijalnom djelovanju udruge, znaku udruge i njegovu izgledu te drugim pitanjima od značaja za udrugu. Npr. izjavu o misiji i viziji udruge, vrijednostima za koje se udruga zalaže, kategorijama članstva…

Preporuča se u Statutu navesti samo sjedište udruge kako bi se prevenirale moguće dodatne radnje, odnosno obveza mijenjanja statuta u slučaju promjene adrese sjedišta.