Upravljanje udrugom

Upravljanje udrugom uključuje niz područja upravljanja i aktivnosti usmjerenih na vođenje i upravljanje udrugom kako bi udruga ostvarila svoje ciljeve i uspješno funkcionirala.

Navedena područja predstavljaju opću širu sliku upravljanja udrugom, a svaka udruga može imati svoje specifičnosti ovisno o svojim ciljevima, vrsti djelovanja i veličini. Važno je da članovi udruge budu posvećeni i dobro surađuju kako bi udruga uspješno ostvarivala svoje ciljeve.

Svako od navedenih područja ključno je u održavanju učinkovitosti i postizanju ciljeva udruge. Upravljanje udrugom na navedenim područjima zahtijeva pažljivu koordinaciju i integraciju svih resursa i aktivnosti unutar udruge.

1. Razvoj statuta: Definiranje ciljeva, misije, strukture i pravila udruge. Statut predstavlja pravni okvir koji određuje kako će udruga funkcionirati.

2. Izbor tijela upravljanja udrugom: Udruga mora imati Skupštinu, Predsjednika/cu i Likvidatora.. Uz navedeno dobro je da postoji Upravni odbor koji donosi ključne odluke. Članovi upravnog odbora biraju se ili imenuju u skladu sa statutom.
3. Temeljna planiranja u udruzi:
4. Strateško planiranje
5. Operativno planiranje / akcijski plan/program rada
6. Financijsko planiranje – financijski plan- (plan prihoda i rashoda)

Udruga treba imati jasno definiranu dugoročnu strategiju te planirati strateške, dugoročne i kratkoročne ciljeve. 

1. Strateško planiranje- plansko programiranje i dugoročni planovi

Strateško planiranje je dugoročno planiranje (odnosi se na naredne 3-5 godine), bavi se razvojem udruge, tiče se udruge kao cjeline, određeno je vizijom udruge u budućnosti. Temelj je za Operativni plan.

Strateško upravljanje uključuje:

•           razvoj vizije i misije udruge

•           postavljanje dugoročnih ciljeva i strategija za postizanje tih ciljeva

•           analizu okoline i prilagodba strategije prema promjenama

• Operativno planiranje / akcijski plan/program rada- godišnji i terminski planovi

Operativno planiranje je kratkoročno (godinu ili manje), tiče se ostvarenja određenih zadataka, odnosi se na određene dijelove udruge, određene probleme, određeno je raspoloživim sredstvima (proračun, osoblje).

Obuhvaća razvoj godišnjeg plana rada i financijskog plana kako bi se postigli ciljevi udruge. Ovo uključuje utvrđivanje prioriteta, aktivnosti, resursa i rokova.

Operativno planiranje u udruzi je proces koji omogućava organizaciji da postigne svoje ciljeve putem konkretnih aktivnosti i resursa. Ovaj proces obuhvaća identifikaciju kratkoročnih ciljeva, određivanje konkretnih zadataka, alokaciju resursa te postavljanje rokova za provedbu planiranih aktivnosti.

Ključni koraci koje možete uzeti u obzir prilikom operativnog planiranja u udruzi:

• Analiza trenutnog stanja: Prije nego što započnete s operativnim planiranjem, važno je razumjeti trenutno stanje udruge. Analizirajte resurse, vještine, slabosti, prilike i prijetnje (SWOT analiza) kako biste identificirali područja koja treba poboljšati ili razviti.
• Postavljanje operativnih ciljeva: Definirajte jasne, mjerljive i ostvarive ciljeve koji su usklađeni s dugoročnom strategijom udruge. Ciljevi trebaju odražavati prioritete udruge i biti specifični za određeno razdoblje.
• Identifikacija ključnih aktivnosti: Razmislite o konkretnim aktivnostima koje su potrebne kako biste postigli postavljene ciljeve. Odredite tko će biti odgovoran za provedbu svake aktivnosti i koje će se metode koristiti.
• Alokacija resursa: Procijenite potrebne resurse, uključujući ljude, novac, vrijeme i opremu. Osigurajte da su resursi dostupni za provođenje planiranih aktivnosti.
• Postavljanje rokova: Definirajte vremenski okvir za provedbu svake aktivnosti. Postavljanje rokova pomaže u praćenju napretka i osigurava da se zadaci izvrše pravodobno.
• Kontinuirano praćenje i evaluacija: Redovito pratite napredak u provođenju operativnih planova. Ako su potrebne prilagodbe ili promjene, vršite ih fleksibilno kako biste osigurali da plan ostane relevantan.
• Komunikacija s dionicima: Osigurajte transparentnost i komunicirajte s članovima udruge i drugim dionicima. Jasna komunikacija pomaže u održavanju podrške i angažmana svih uključenih.
• Prilagodba plana: Ako dođe do promjena u okolini udruge ili unutar same organizacije, prilagodite operativni plan kako biste ostali usklađeni s novim uvjetima.

Operativno planiranje je dinamičan proces koji zahtijeva stalno praćenje, evaluaciju i prilagodbu kako bi se udruzi omogućilo učinkovito postizanje svojih ciljeva.

• Financijsko upravljanje: Praćenje financijskih sredstava udruge, vođenje računovodstva, izvještavanje o financijskom stanju i pridržavanje pravnih i poreznih obveza.

• Komunikacija i odnosi s članovima: Održavanje redovite komunikacije s članovima udruge, informiranje o aktivnostima, postignućima i promjenama unutar udruge.

• Odnosi s javnošću: Građenje pozitivnog imidža udruge, promocija aktivnosti i projekata te komunikacija s medijima, lokalnom i širom zajednicom.

6. Procjena učinka: Periodična evaluacija postignutih rezultata u odnosu na postavljene ciljeve. Ovo omogućuje prilagodbu strategija i planova ako je potrebno.
7. Usklađenost sa zakonima i propisima: Održavanje usklađenosti sa zakonima i propisima koji se odnose na poslovanje upravljanje i poslovanje udruge. To uključuje pridržavanje pravnih obveza, izvještavanje i registraciju prema važećim propisima.
8. Ostvarivanje ciljeva: Aktivno raditi na ostvarivanju ciljeva i misije udruge, koristeći resurse na najučinkovitiji način
9. Upravljanje ljudskim resursima: Uključuje regrutiranje, selekcija i obuka osoblja i volontera, motiviranje članova tima i održavanje pozitivnog radnog okruženja, te praćenje i vrednovanje rada i zalaganja zaposlenika.
10. Financijsko upravljanje: odnosi se na izradu i praćenje financijskih planova i proračuna, upravljanje donacijama, sponzorstvima i drugim izvorima prihoda te proučavanje i osiguravanje financijske stabilnosti udruge.

11. Komunikacija i odnosi s dionicima: Komunikacija je temelj na kojem počivaju svi dobri odnosi unutar udruge. Uključuje internu komunikaciju unutar udruge, održavanje odnosa s članovima, donatorima, partnerima, i širom zajednicom, upotreba medija za promociju aktivnosti i postizanja ciljeva udruge.
12. Donošenje odluka: U poslovanju udruge donose se odluke na svakodnevnoj razini- Stoga je bitno uspostavljanje jasnih procesa donošenja odluka, uključivanje relevantnih dionika u proces odlučivanja, svakodnevna analiza rizika i pravilno upravljanje neizvjesnostima.
13. Procesi praćenja i vrednovanja: Uključuje praćenje napretka prema postizanju ciljeva, vrednovanje učinka programa i projekata, korištenje povratnih informacija za poboljšanje djelovanja.
14. Volonterski menadžment: U Hrvatskoj je volontiranje uređeno Zakonom o volonterstvu prema kojem je ono definirano kao „…dobrovoljno ulaganje osobnog vremena, truda, znanja i vještina kojima se obavljaju usluge ili aktivnosti za dobrobit druge osobe ili za zajedničku dobrobit … bez postojanja uvjeta isplate novčane nagrade ili potraživanja druge imovinske koristi .” Volontiranje je omogućeno svim osobama na načelu jednakih mogućnosti za sve. Sukladno Zakonu o volonterstvu volontiranje mogu organizirati neprofitne organizacije različitih profila: udruge, zaklade, fondacije, javne ustanove, državna tijela i tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te druge neprofitne pravne osobe. Organiziranje volontiranja omogućeno je i u ustanovama kojima je osnivač fizička osoba, no samo u dijelu neprofitnih aktivnosti.

Ako udruga koristi volontersku radnu snagu, važno je efikasno upravljati volonterskim resursima, uključujući regrutiranje, obuku i motivaciju volontera, učinkovito upravljanje volonterskim resursima, regrutiranje i obuka volontera, održavanje zadovoljstva volontera i poticanje njihove aktivnosti.

15. Pravna i regulatorna usklađenost: Upravljanje udrugom zahtjeva praćenje i pridržavanje pravnih i regulatornih obveza i osiguravanje da rad udruge bude u skladu s važećim zakonima.
16. Tehnologija i informatički sustavi: Odnosi se na korištenje tehnologije za poboljšanje administrativnog i operativnog rada udruge.
17. Razvoj zajednice: Za poslovanje udruge bitno je sudjelovanje u lokalnoj zajednici i izgradnja odnosa, razvoj i provedba programa koji doprinose društvenom razvoju te  razvoj partnerstva s drugim organizacijama i dionicima.